Financiële managers spelen steeds vaker een belangrijke rol bij besluitvormingsprocessen binnen de organisatie. Ze zijn nauw betrokken bij de taken van de algemeen directeur of ceo. Hiervoor zijn diepgaande, actuele en direct toepasbare gegevens vereist.
Je wilt daarom graag op elk moment snel inzicht hebben in hoe je organisatie er voorstaat. In veel organisaties wordt dezelfde data echter op verschillende locaties opgeslagen en vervolgens (handmatig) samengevoegd. Doordat het vaak niet mogelijk is om in te zoomen op onderliggende detailinformatie is de kans groot dat je belangrijke informatie mist. Het is op die manier lastig om inzicht te krijgen in hoe de zaken ervoor staan. Of om een actueel en betrouwbaar rapport of directieadvies aan te leveren. Goed onderbouwd advies geven wordt erg lastig. Hoe zie je welke klanten het meest bijdragen aan de winst van je organisatie? En hoe weet je hoe je de marge kunt optimaliseren en (verborgen) kosten kunt reduceren?
Voor het aanleveren van een rapport of directieadvies moet je data uit diverse systemen samenvoegen, controleren en corrigeren. Soms moet je je zelfs haasten om de juiste cijfers tijdig te kunnen presenteren. De door jou verzamelde gegevens zijn niet realtime. Hierdoor zijn de rapportages die je maakt en de adviezen die je vervolgens geeft gebaseerd op oude cijfers.
Het liefst lever je als financiële professional informatie zo snel mogelijk aan. Moderne cloudsoftware biedt de mogelijkheid om snel analyses te maken op basis van actuele data. Denk bijvoorbeeld aan een lijst met openstaande facturen, die je toevoegt aan het menu zodat deze eenvoudig te gebruiken is.
Dankzij realtime inzicht in financiële data hoef je zakelijke adviezen niet langer alleen op gevoel te geven. In plaats daarvan onderbouw je adviezen met actuele en betrouwbare data. Bovendien merk je bepaalde ontwikkelingen eerder op. Hierdoor kun je sneller reageren op onverwachte zaken en bijvoorbeeld bijsturen.
Wanneer je kunt handelen op basis van relevante, betrouwbare en realtime data, kun je sneller reageren op veranderingen. Hierdoor kun je snel je concurrentiepositie verbeteren.
Als traditionele financial controller ben je druk met het runnen van de financiële afdeling en het managen van de balans, inkomsten en uitgaven. Jouw afdeling besteedt veel tijd aan het opstellen van financiële documenten. Dagelijks zie je veel cijfers langskomen. Het is jouw taak om deze tot op de decimaal te verifiëren zodat de financiële afdeling alle benodigde informatie heeft.
Losse systemen koppelen voor efficiëncy
Helaas zit financiële informatie in veel bedrijven nog in losse systemen verwerkt en opgeslagen. Het combineren van deze data is hierdoor een grote uitdaging. Snel aanleveren van een rapportage of een management advies is dan ook niet eenvoudig. Je moet hiervoor data uit diverse losse systemen samenvoegen, controleren en corrigeren. Ontdek je in een van de systemen een afwijking in de gegevens, dan moet je uitzoeken waar dit vandaan komt, een correctie uitvoeren en de rapportage opnieuw samenstellen.
Dankzij automatisering en digitalisering kun je hier een grote efficiencyslag maken. Wanneer losse systemen bijvoorbeeld gekoppeld worden, worden gegevens automatisch overgenomen. je hoeft informatie niet langer handmatig over te nemen. Dat scheelt veel tijd en verkleint de kans op menselijke fouten!
Management by exception
Moderne software kan je helpen nog een extra stap te zetten. Kies er bijvoorbeeld voor om je administratiesoftware de bankmutaties zelfstandig op te laten halen en vervolgens te laten controleren of facturen betaald zijn. Is de factuur betaald? Dan wordt deze automatisch in de boekhouding geboekt. Is dit echter binnen dertig dagen niet het geval, dan verstuurt de software een herinnering. Kortom: je kunt gaan werken op basis van management by exception.
Vergeleken met handmatig werken is dit veel sneller, nauwkeuriger en goedkoper. Steeds meer organisaties kiezen er dan ook voor om bedrijfsprocessen te automatiseren. Dit vereist voor jou als financiële professional een flinke verandering in de manier waarop je werkt. Het biedt je echter ook veel nieuwe mogelijkheden.
Medewerkers maken betere keuzes als ze over de juiste informatie beschikken. Het is daarom belangrijk dat iedereen snel en het liefst realtime kan zien hoe de organisatie er op dat moment voor staat. Op die manier ontstaan wendbare medewerkers.
Wanneer alle medewerkers echter in dezelfde software werken wil je ervoor zorgen dat ze alleen dat kunnen doen wat past bij hun rol en verantwoordelijkheden. Niet alleen kun je zo voorkomen dat vertrouwelijke informatie voor iedereen beschikbaar is, ook zorg je ervoor dat medewerkers zich beter op hun eigen werkzaamheden kunnen richten. In veel software kun je daarom gebruikmaken van een uitgebreide rollen- en rechtenstructuur.
Door het werken met rollen en rechten is de softwareomgeving na inloggen volledig aangepast aan de rol en rechten van de desbetreffende medewerker.
Nog eenvoudiger is het om rollen aan te maken met een set van rechten. Elke medewerker heeft dan 1 of meer rollen die horen bij zijn of haar functie. Op die manier houd je grip op wie wat wijzigt en verwerkt en heb je zekerheid over de juistheid van informatie door het hele proces heen.
Moderne softwarepakketten laten je eenvoudig analyses maken binnen je eigen financiële software. Op die manier is je analyse veilig in de cloud overal beschikbaar en werk je met de meest actuele data. Denk bijvoorbeeld aan een lijst met openstaande facturen, die je toevoegt aan het menu, zodat hij eenvoudig te gebruiken is.
Je hebt ongetwijfeld een redelijk goed overzicht van het ontwikkelpad van je organisatie. Maar waarom gaat het zoals het gaat? Welke producten of diensten dragen het meest bij aan de omzet? En welke klanten? En is de groei van je organisatie duurzaam?
Net als een ui heeft data verschillende laagjes. Door deze af te pellen, kom je steeds dichter bij de kern. Weet jij welke financiële kpi’s je dagelijks zou moeten bekijken?
Kpi's geven inzicht in de mate waarin je organisatie doelstellingen bereikt. Denk bijvoorbeeld binnen de financiële afdeling aan kpi's zoals de omzet, winstgevendheid, cashflow en debiteurenbeheer. Door op deze kpi's te sturen, monitor je als financiële professional eenvoudiger de financiële prestaties van je organisatie. Bovendien ontdek je op deze manier eerder wijzigingen en kun je snel bijsturen.
Kpi's laten zien in hoeverre je organisatie doelstellingen bereikt. Met deze 5 stappen kun je zelf ook aan de slag met effectief sturen op kpi's!
Neem een kpi in je gepersonaliseerde dashboard op die het totaal openstaande bedrag weergeeft van deze lijst en rood kleurt als dit bedrag hoger is dan een door jezelf bepaald maximum. Wanneer je dan doorklikt op de kpi, kom je terecht in de analyse van openstaande bedragen.
Met behulp van gepersonaliseerde dashboards zorg je ervoor dat medewerkers nog sneller realtime inzicht hebben in de benodigde informatie. Deze dashboards stel je samen met zelf te definiëren key performance indicators (kpi’s). Je ziet hierop direct wat op dat moment je aandacht nodig heeft. Hierdoor kun je gaan sturen op uitzonderingen en hoef je je alleen nog te richten op zaken die dit echt nodig hebben.
Richt deze dashboards aan de hand van je bedrijfsprocessen in. Zo heeft iedereen binnen de organisatie direct inzicht in de voor hem of haar benodigde informatie. Op die manier kan er direct actie worden ondernomen.