Het publiek heeft moeite om de weg terug te vinden naar het theater. Mensen kunnen hun vrije tijd maar één keer besteden en er zijn steeds meer leuke dingen om uit te kiezen. De zalen van je theater zijn niet zo goed gevuld als je zou willen. Dat maakt het belangrijker dan ooit om als controller snel en actueel inzicht in de cijfers te bieden. Welke activiteiten zijn succesvol en welke niet? Zo creëer je financieel meer grip en help je je theater zich aan te passen aan veranderende omstandigheden, met goed onderbouwde beslissingen. Maar hoe doe je dat? Een geïntegreerde financiële en projectadministratie helpt.
Bezoekers zijn het door de coronacrisis ontwend om hun theaterbezoek in te plannen, ze kijken minder ver vooruit. Ook jouw theater voelt de pijn. Met welke programmering krijg je je zalen weer vol? Welke voorstellingen lopen goed en welke blijven achter? Met nieuwe initiatieven zoals meer kleinere en kortere voorstellingen kun je je wellicht onderscheiden van de concurrentie en je omzet vergroten. Maar als je dat uitprobeert, wil je wel snel weten of het aanslaat. En hoe haal je maximaal resultaat uit elke activiteit en blijf je binnen budget? Met allerlei losse systemen en spreadsheets in gebruik binnen je organisatie is het moeilijk om overzicht te houden en loop je het risico dat er verschillende versies van de waarheid rondgaan.
Om je theater goed te sturen en door zwaar weer te laveren, is er betrouwbaar en actueel inzicht in elke individuele activiteit nodig. Dat is mogelijk met een projectadministratie die is geïntegreerd met je financiële systeem. In die projectadministratie beschouw je elke voorstelling of zaalhuur als een project en leg je alle bijbehorende gegevens vast – van budgetten, kosten, opbrengsten en resultaten tot verplichtingen. Het is zelfs mogelijk om uren op projecttaken te schrijven als je dat wilt. Zo heb je per activiteit een compleet dossier, waarbij de integratie met je financiële administratie ervoor zorgt dat je cijfers altijd bij zijn. Transacties in je financiële administratie worden automatisch verwerkt in je projectadministratie en vice versa, aan de hand van dezelfde rubrieken. Doordat ook je systemen voor bijvoorbeeld de online ticketsales, kassaverkoop, horeca en salarisadministratie aan je financiële administratie zijn gekoppeld, is het plaatje compleet.
Met zo’n geïntegreerde financiële en projectadministratie worden een heleboel dingen een stuk makkelijker. Zodra er bijvoorbeeld een inkooporder op een project wordt geboekt, is dit in je projectadministratie zichtbaar als een verplichting in het projectbudget. Op die manier weten budgethouders precies wat ze nog aan financiële ruimte over hebben, voor optimale controle. Zijn de inkoopfacturen ontvangen en goedgekeurd? Dan worden de kosten verwerkt: die gaan omhoog, terwijl de verplichtingen omlaag gaan. Via meer- en minderwerkdocumenten kun je bovendien wijzigingen aan het budget vastleggen.
Vanuit je geïntegreerde financiële en projectadministratie maak je eenvoudig allerlei financiële en managementrapportages, waarmee je continu de vinger aan de pols houdt. Je kunt bijvoorbeeld de dag na een voorstelling al zien wat de kosten en opbrengsten zijn en wat je marge is. In je rapportages kun je ook verschillende dimensies combineren, zoals de kosten en opbrengsten van voorstelling X in zaal Y op locatie Z. Ook is het mogelijk om bijvoorbeeld je werkelijke cijfers te vergelijken met het budget of te combineren met statistische gegevens over aantallen bezoekers of vierkante meters in een zaal. Wil je over verschillende vestigingen heen naar je cijfers kijken? Dat is makkelijk, daar zijn geen beperkingen aan. Nog meer flexibiliteit biedt de mogelijkheid om vrije kenmerken vast te leggen. Bijvoorbeeld subsidie, kunstvorm, locatie, verantwoording/rapportage voltooid, aantal deelnemers, aantal verkochte kaarten, aantal vrijkaarten of gezien door. Zo kun je ook daarop analyseren en rapporteren.
Nog een voordeel van een geïntegreerde administratie is dat je niet gebonden bent aan vaste periodes of boekjaren, want daar houdt een voorstelling zich ook niet aan. Door zowel op een periode als op een project te boeken, kun je periodieke rapporten én projectrapporten opvragen. Ook je opbrengsten uit ticketverkoop houd je makkelijker bij elkaar. Deze opbrengsten zijn vaak over maanden verspreid en vallen meestal in een ander jaar dan de kosten. Door ze financieel juist vast te leggen en ze tegelijkertijd op een project te zetten, is je financiële administratie altijd bij en krijg je automatisch je projectoverzicht.
Met een geïntegreerde, projectgeoriënteerde administratie leg je gegevens eenvoudig en op een gestandaardiseerde manier vast en zorg je dat iedereen in je theater naar dezelfde cijfers kijkt. In plaats van losse brokken informatie heb je een totaalplaatje waarin alles op elkaar aansluit, zonder dat dit veel tijd en moeite kost. Uit dit plaatje destilleer je alle inzichten die nodig zijn om je theater door woelige tijden te leiden. Het is duidelijk wat de kosten en opbrengsten per voorstelling zijn en dat biedt iedereen in je organisatie meer grip op de cijfers. Van je budgethouders die binnen hun begroting willen blijven tot je directie die resultaatgericht wil sturen.
Wil je meer weten over dit onderwerp of ben je benieuwd naar wat wij voor jouw theater of schouwburg kunnen betekenen? Download dan de gratis whitepaper of neem contact op met Tim van Databas.