Microsoft Excel: iedere controller in de transportsector gebruikt het. Veel financials zijn zelfs een ware goeroe in Excel-trucs om data slim te bewerken, te presenteren en rapporteren. Toch zijn er goede redenen om Excel niet te gebruiken voor het rapporteren. Sterker nog, door Excel komen controllers vaak te weinig toe aan hun echte toegevoegde waarde: de directie informeren en adviseren bij strategische beslissingen en afwijkingen vroegtijdig signaleren en bijsturen. In deze bijdrage belichten we de voor- en nadelen van Excel en geven we een waardevolle tip aan controllers van transportbedrijven die hun data op betrouwbare manier willen rapporteren.
Voor controllers is Microsoft Excel niet weg te denken uit de dagelijkse praktijk. Ook in de transportbranche is Excel hét hulpmiddel voor snelle vergelijkingen, korte analyses en het overzichtelijk presenteren van een handvol gegevens. In een paar klikken kun je sorteren en optellen en ‘even een rapportje maken’. Vragen van collega’s kun je snel beantwoorden en documenten kun je in je eigen stijl delen.
Maar bij veel transportbedrijven blijft het daar niet bij. Controllers stellen bijvoorbeeld ook de periodieke (vierwekelijkse) rapportages op in Excel. Misschien herken je het wel: exports uit het transportsysteem, het boekhoudpakket, de boordcomputers… Urenlang ben je bezig met gegevens kopiëren en plakken, draaitabellen maken, formules toepassen en sheets vergelijken. En dan kom je erachter dat een boeking niet klopt en kun je weer opnieuw beginnen.
Waarom maken controllers de structurele rapportages in Excel ? Het is een vertrouwde omgeving en de tool is eenvoudig in gebruik. De werkwijze is transparant en doordat je sheets handmatig kunt bewerken werkt het zo lekker flexibel. Al mis je zo wel de prikkel om de fout bij de bron aan te passen, waardoor je dus de volgende keer opnieuw dezelfde correcties moet uitvoeren. Naast flexibiliteit is rapporteren met Excel vaak ook uit nood geboren, omdat de benodigde tools ontbreken in het financiële pakket of omdat je met meerdere losse systemen te maken hebt.
Als het periodiek rapporteren in Excel je bekend voorkomt, is het verstandig om dit toch nog eens kritisch tegen het licht te houden. Want er zijn behoorlijke risico’s aan verbonden. Zo komt het vaak voor dat Excel niet de goede informatie bevat, omdat formules kapot zijn of verkeerd worden gebruikt, controles worden overgeslagen, gegevens gaan schuiven of de formattering niet klopt. Dit leidt snel tot verkeerde inzichten, waardoor er veel geld verloren kan gaan.
Maar er zijn meer vraagtekens te plaatsen bij rapporteren met Excel. Zo is de data statisch; het betreft een momentopname. Eventuele correcties in de bronsystemen worden dus niet meer meegenomen in je overzichten. Ook ontstaan er makkelijk meerdere versies van een document, waardoor het onduidelijk kan zijn wat de meest recente versie is. En wat te denken van beveiliging en vertrouwelijkheid van data? Excelsheets zijn eenvoudig te kopiëren en zwerven al snel rond binnen én buiten je organisatie. Het beheer van en de kennis over de spreadsheets ligt vaak bij één persoon, met alle risico’s van dien.
Kortom: Excel is een prima tool voor ad hoc-analyses, maar rapporteren in Excel kost vaak veel tijd, is foutgevoelig en kent serieuze risico’s qua actualiteit en beveiliging. Maar hoe kun je dan wél komen tot betrouwbare, op actuele data gebaseerde rapportages die je snel en veilig kunt delen?
Dat kan door deze in een centrale cockpit weer te geven. Dit is een online omgeving waar jij en andere belanghebbenden op ieder moment actuele stuurinformatie kunnen raadplegen om eventueel in te grijpen en bij te sturen. In zo’n dashboard kun je eenvoudig inzoomen op detailgegevens en boekingen. Bovendien heb je nog steeds de mogelijkheid om data naar Excel te halen, mocht je toch nog een snelle analyse op maat willen maken.
In tegenstelling tot het handmatig combineren van losse spreadsheets met data, bespaar je met zo’n cockpit veel tijd bij het opstellen van rapportages. Daarnaast verklein je de kans op fouten, bestaat er voortaan nog maar één versie van de waarheid en heb je controle over wie toegang heeft tot de cockpit.
Benieuwd hoe de weg naar zo’n centrale cockpit met actuele inzichten eruitziet? Speciaal voor de transportbranche hebben we een stappenplan ontwikkeld richting een centrale cockpit. Ontdek dit stappenplan hier.
Zo combineer je gegevens die je samen laat komen in een dashboard. Waarop je kunt besluiten om harder te gaan, af te remmen of een probleem dat je ziet aankomen aan te pakken. Dat is precies wat de succesvolle transportbedrijven die wij interviewden aangaven. Ze zien het belang van datadriven werken, omdat dat ze de gelegenheid geeft om bij te sturen als het bij een klant of een project niet loopt. Of als er telkens bij dezelfde vrachtwagen problemen opdoemen. Dat zijn signalen die erop duiden dat er problemen kunnen zijn.
Het is dan zaak om erachter te komen wat het verhaal is achter deze indicatoren. Kun je er samen met de verantwoordelijke collega wat aan doen? De data geeft daarbij input om het gesprek aan te gaan. Waarom loopt het niet? Wat kunnen we anders doen bij die betreffende klant of dat project?
Op zo’n manier kun je managen op basis van afwijkingen. We zien ineens een patroon in de data dat aangeeft dat de capaciteit en de bezettingsgraad uit elkaar groeien. Hoe kan dat? Hoe kunnen we dan zendingen efficiënter over de vrachtwagens verdelen? Nog een ander voorbeeld: Als je als transportbedrijf inzicht hebt in welke kosten precies wanneer stijgen, kun je ook een betere, scherpere offerte maken richting jouw klant. Een offerte die klopt met de daadwerkelijke kosten, zodat je niet inlevert op je marge. Want de concurrentie in de transportwereld is moordend. Daardoor staan tarieven per kilometer, per uur of per pallet onder druk. Dan is inzicht in je kosten een absolute must om niet op een project of klant leeg te lopen.
Uit de gesprekken die wij voerden met transportbedrijven blijkt dat dat inzicht nog belangrijker gaat worden. Zo spraken we een transporteur die is gestopt met compleetladingen als strategie. Oftewel één lading voor één klant. Ze gaan over naar groupage-transport als businessstrategie. Oftewel meerdere ladingen voor meerdere klanten in één vervoer. Maar dat betekent wel meer debiteuren, meer facturen, meer tariefbepalingen, meer monitoren van debiteuren en meer controle van facturen.
De enige manier om dat niet tot veel meer overhead te laten leiden en de controle te houden, is deze processen zoveel mogelijk automatiseren. Zodat gegevens over die groupage-transporten naar boven getild kunnen worden in dashboards. En dat het transportbedrijf kan zien of de strategie werkt in de praktijk.
Deze voorbeelden geven het belang van inzicht op klant-, project- en kentekenniveau aan. Data kan aangeven of je als transportbedrijf op de goede weg zit. Op basis van betrouwbare en actuele gegevens kun je als financieel directeur de rest van het managementteam adviseren. Daar nemen jullie de belangrijke beslissingen. Data dient als belangrijkste input bij analyses voor kostenbesparing en efficiënter werken.
Je kunt zodoende bijzonderheden of afwijkingen vroegtijdig herkennen, analyseren en bijsturen. In een continue cyclus. Zo lever je een belangrijke bijdrage aan het risicomanagement in jouw transportorganisatie. Je zorgt er samen met je collega’s voor dat jouw transportbedrijf gezonde marges haalt. Samen kunnen jullie de toekomst met vertrouwen tegemoet zien.