Het vinden van één softwarepakket dat naadloos aansluit bij alle wensen van je organisatie is vrijwel onmogelijk. Vaak wordt daarom gekozen voor ‘de beste software per proces’: software die bij de specifieke behoeften van een organisatie past zonder dat duur maatwerk nodig is. Door de verschillende softwareproducten te koppelen kunnen de losse systemen met elkaar communiceren en loopt de data automatisch van het ene systeem in het andere.
Onderzoek wijst uit dat er bij organisaties tot vijftig medewerkers gemiddeld zo’n veertig verschillende applicaties worden gebruikt*. De kans is dus vrij groot dat jij als financiële professional ook werkt met diverse losse softwareapplicaties die (deels) dezelfde data gebruiken. Om een rapport of management advies aan te leveren, moet je data uit diverse systemen handmatig overnemen, samenvoegen, controleren en corrigeren.
Dat kost veel tijd. De rapportages die je op deze manier maakt en de adviezen die je vervolgens geeft, zijn daardoor al snel gebaseerd op oudere data. Hierdoor ligt de focus van de organisatie wellicht op verkeerde gebieden. Er is bijvoorbeeld niet voldoende inzicht in uitgaven en het is onduidelijk hoe marges precies zijn opgebouwd. Zo blijven verborgen kosten onbelicht. Dit gaat dan ten koste van de liquiditeit en het werkkapitaal van de organisatie.
* Bron: Blissfully: SaaS buying trends report
Door de verschillende losse systemen waarmee je werkt aan je financiële administratie te koppelen, hoef je gegevens niet langer handmatig over te nemen, te controleren en te corrigeren. Als je deze bewerkt in het ene systeem worden de wijzigingen automatisch overgenomen in het andere systeem. Zo beschik je altijd over realtime inzicht en kun je effectief en efficiënt werken.
Verschillende losse systemen koppelen zorgt er bijvoorbeeld ook voor dat orders die via je website binnenkomen automatisch in je software worden verwerkt of dat verzendlabels niet langer handmatig, maar automatisch worden aangemaakt.
Wanneer je kiest voor moderne software met een open API kan er goed ‘gekoppeld’ worden met verschillende apps en online oplossingen waar je organisatie mee werkt. Zo kan met behulp van financiële koppelingen relevante data naar je financiële administratie worden gehaald, of juist naar buiten worden gestuurd. Gegevens hoeven op die manier nog slechts in één omgeving te worden verwerkt.
Je hebt vast al eens gehoord van een Application Programming Interface oftewel API. Dit is een programmeerinterface die wordt gebruikt om gegevens uit te wisselen tussen twee verschillende applicaties. Dagelijks maak je, zelfs zonder dat je het misschien weet, al gebruik van verschillende API’s. Je telefoon communiceert namelijk met de API van WhatsApp om nieuwe berichten op te halen of met de API van Buienradar om te controleren of het gaat regenen.
Het werken met een API-koppeling heeft de volgende voordelen:
Voor de meeste gebruikers zijn vooral de standaardkoppelingen van belang. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan integraties met applicaties voor: