Inzicht | Blogartikelen en meer | Visma Net

Blog: Wat kan betrouwbare data mijn organisatie opleveren?

Geschreven door Visma Net | Oct 4, 2024 10:48:45 AM

Beslis jij op basis van betrouwbare data? Betrouwbare data zou altijd leidend moeten zijn bij het nemen van zakelijke beslissingen. Toch hanteren nog heel veel organisaties geen datagedreven besluitvormingsproces. Niet alleen omdat ze dit niet zouden willen, maar vaak omdat de systemen waarmee ze werken dit onmogelijk of heel erg ingewikkeld maken.

 

Wat zijn de voordelen van betrouwbare data?

Als financieel professional wil je snel op elk moment goede rapportages kunnen aanleveren. Je wilt sturen op de belangrijkste kpi’s van de organisatie en indien nodig snel kunnen ingrijpen en bijsturen. Hiervoor moet je beschikken over betrouwbare data. Bovendien kun je op basis van gegevens waarop je kunt vertrouwen de directie beter informeren en adviseren. 

Andere voordelen van betrouwbare data voor je organisatie zijn:

  • Single point of entry
    Wanneer dezelfde data in je organisatie op verschillende locaties wordt opgeslagen en vervolgens door diverse gebruikers wordt bewerkt, kan het voorkomen dat gegevens niet meer overeenkomen. Wat doe je als de verkregen data van elkaar afwijkt? Welk systeem spreekt dan de waarheid?


    Bekijk goed welk systeem binnen jouw organisatie over de meest correcte en bruikbare data beschikt. Dit systeem wordt het bronsysteem. Door vervolgens te automatiseren en andere systemen met dit bronsysteem te koppelen, beschik je in al je systemen over data die je kunt vertrouwen. Betrouwbaar data management zorgt dat je de verkregen data ook echt kunt vertrouwen.

     

  • Knelpunten eerder signaleren
    Geautomatiseerde systemen geven je de ruimte om toekomstanalyses te maken. Niet alleen kun je zo sneller en eenvoudiger rapporteren aan het management, je bent ook proactiever omdat je risico’s en knelpunten veel eerder signaleert.

  • Blijven verbeteren
    Wanneer je op basis van betrouwbare data eenvoudig analyses kunt maken, kun je gericht verbeteringen (blijven) doorvoeren. Misschien heeft jouw organisatie bijvoorbeeld wel voldoende voorraad maar niet de juiste. Of moet je net iets te vaak ‘brandjes blussen’. Realtime gegevens geven je direct zicht op de stand van zaken zodat je kunt bijsturen en verbeteren.

  • Tevreden medewerkers
    Handmatige werkzaamheden zijn bij organisaties die beschikken over betrouwbare data vaak geëlimineerd. Medewerkers houden hierdoor meer tijd over om te doen waar ze goed in zijn. Het werk wordt inhoudelijk interessanter en er ontstaat minder werkdruk en stress. Op deze manier wordt een organisatie een aantrekkelijkere werkgever en worden goed opgeleide medewerkers behouden.

  • Aandacht naar uitzonderingen
    Gegevens die geautomatiseerd tussen systemen worden uitgewisseld, kunnen worden weergeven op een door jezelf samengesteld dashboard. Je hebt dan in een oogopslag inzicht in de financiële gezondheid van je onderneming en krijgt proactief een signaal als bepaalde waarden buiten de gestelde bandbreedte komen. Je verlegt de focus naar zaken die je aandacht echt nodig hebben: management by exception.

Hoe zie dit in de praktijk eruit? Bekijk het klantenverhaal van Koniklijke Bouwend Nederland.

Wat is de impact van slechte data op je bedrijfsresultaat?

Ken je het opgejaagde gevoel wanneer je snel een rapport of directieadvies aan moet leveren? Het kost je veel tijd en het is lastig om de juiste cijfers en het daarbij behorende advies op tijd aan te leveren. De kans is groot dat je de volgende problemen herkent:

  • Data moet handmatig uit diverse systemen worden gehaald, samengevoegd, gecontroleerd en gecorrigeerd
  • Je kunt niet inzoomen naar onderliggende detailinformatie waardoor je belangrijke informatie mist
    Het opsporen van fouten en het herstellen hiervan kost dagelijks veel tijd
  • De benodigde informatie ontbreekt om te kunnen adviseren over zaken als het opnemen van producten in het assortiment, margebepaling en klantcontracten

Niet alleen het handmatig samenvoegen van gegevens zorgt voor problemen. De rapportages die je maakt en de adviezen die je vervolgens geeft, zijn op deze manier altijd gebaseerd op de cijfers van vorig jaar, vorig kwartaal of vorige maand. Hierdoor mis je inzicht in hoe de zaken er op dit moment voorstaan en zie je niet direct naar welke gebieden de aandacht van jouw organisatie nu uit moet gaan.

Je kunt ook vrijwel onmogelijk zien hoe de marge van je organisatie op dit moment precies is opgebouwd, waardoor verborgen kosten onbelicht blijven. Dit gaat dan ten koste van de liquiditeit en het werkkapitaal van de organisatie.

Wat zijn de nadelen van het werken met Excel?

Vaak kiezen organisaties er in de opstartfase voor om te werken met aparte taakgerichte systemen en losse Excel-bestanden. Dit lijkt een logische keuze omdat er weinig kosten aan verbonden zijn en er snel gestart kan worden. Deze manier van werken brengt echter ook een aantal gevaren met zich mee.

Wanneer meerdere mensen in dezelfde spreadsheet werken, gebeurt het regelmatig dat iedereen zijn eigen invulling geeft aan de opbouw van informatie. Medewerkers gooien dan bijvoorbeeld alle (voor hen) onzinnige gegevens eruit en vervangen deze door gegevens die voor hen wél relevant zijn. Hierdoor kunnen gegevens niet meer overeenkomen. Wat doe je als de verkregen data van elkaar afwijkt? Weet je dan welk systeem de waarheid spreekt?

Heb je voldoende inzicht dankzij betrouwbare stuurinformatie?

Het handmatig overnemen van data uit verschillende systemen zorgt niet alleen voor onbetrouwbare rapportages, maar ook voor minder inzicht. Het is vaak lastig, tijdrovend en soms zelfs onmogelijk om op onderliggende detailinformatie in te zoomen. Je mist hierdoor belangrijke informatie die je nodig hebt bij het adviseren over zaken als het opnemen van producten in het assortiment, margebepaling en klantcontracten. Dat kan leiden tot een groot risico op verkeerde beslissingen, een verminderd concurrentievermogen en een verslechterde liquiditeitspositie.

Hoe krijg je bijvoorbeeld, zonder onderliggende details, antwoord op belangrijke vragen als:

  • Wie zijn onze meest en minst winstgevende klanten?
  • Wat zijn onze meest en minst winstgevende producten?
  • Welke klanten vertegenwoordigen de grootste potentiële waarde?
  • Welke campagnes leveren de grootste omzetwaarde op ten opzichte van het geïnvesteerde bedrag?
  • Welke mensen en middelen kan ik het beste inzetten voor een specifieke order?

Wat zijn de voordelen van werken met realtime data?

Beschikken over realtime inzicht in de stand van zaken binnen je bedrijf zorgt dat je niet langer hoeft te schatten wat de cijfers worden. Je hoeft geen beslissingen meer te nemen op basis van onderbuikgevoel. In plaats daarvan stel je realistische scenario’s op. Zo lever je een belangrijke bijdrage aan het risicomanagement binnen de organisatie.

Geautomatiseerde systemen geven je de ruimte om toekomstanalyses te maken en projectresultaten te voorspellen. Daarnaast bereken je zuivere kostprijsberekeningen en stel je in- en externe tarieven op. Zo rapporteer je sneller aan het management. Bovendien ben je proactiever omdat je risico’s en knelpunten veel eerder signaleert.

Een goede (en regelmatige) analyse zorgt er bovendien voor dat je gericht verbeteringen kunt (blijven) doorvoeren. Misschien heeft jouw organisatie bijvoorbeeld wel voldoende voorraad maar niet de juiste. Of moet je regelmatig ‘nee’ verkopen aan klanten en ad-hoc-bestellingen plaatsen bij je leveranciers. Misschien moet je net iets te vaak ‘brandjes blussen’. Realtime gegevens geven je direct zicht op de stand van zaken.

Hoe kun je snel inspelen op de actualiteit?

Werken met realtime data zorgt ervoor dat je op elk gewenst moment direct op de hoogte bent van de stand van zaken. Afwijkingen in processen zijn voor jou sneller zichtbaar. Hierdoor kun je tijdig bijsturen. Je bent geen tijd meer kwijt aan onnodige handmatige handelingen.

Investeer deze tijd in analyses en scenarioplanning. Je kunt dan sneller reageren op macro economische factoren en onverwachte veranderingen. Zoals Covid-19, Brexit en veranderend overheidsbeleid. Op die manier krijg je een belangrijke voorsprong op je concurrenten en kun je intern proactiever optreden.

Hoe kun je meer doen met hetzelfde aantal medewerkers?

Handmatige processen maken het werk voor je medewerkers zeker niet interessanter. Door deze processen te automatiseren, houden medewerkers meer tijd over om interessanter werk te doen. En door de tijdsbesparing verminderen de werkdruk en stress. Je bent hierdoor een aantrekkelijkere werkgever en behoudt goed opgeleide medewerkers.

Ook zorgt bedrijfsprocessen automatiseren ervoor dat medewerkers efficiënter werken en productiever zijn. Zo kun je dus meer doen met hetzelfde aantal mensen!

Zoals je ziet kan betrouwbare data je organisatie heel veel opleveren. Door systemen te integreren en te automatiseren kun je voortaan snel en eenvoudig betrouwbare rapportages maken. Doordat je altijd actueel inzicht hebt, wordt het ook makkelijker om te sturen op kpi’s, en tijdig bij te sturen. Belangrijke zaken die tegenwoordig onmisbaar zijn om succesvol te ondernemen. Jouw rol van financieel professioneel krijgt hierdoor nog meer waarde en wordt steeds meer die van waardevolle adviseur voor de algemeen directeur of ceo.