Theater De Vest in Alkmaar maakt zoals vele theaters en schouwburgen gebruik van meerdere softwaresystemen. Twee van die systemen zijn Tix voor de kaartverkoop en Visma Net Financials voor de financiële administratie.
Theater De Vest heeft de ambitie om de registratie zo veel mogelijk automatisch laten plaatsvinden. Er hoeven dan geen gegevens meer over te worden getypt. Dat bespaart tijd en het voorkomt fouten. Kortom de administratie is sneller volledig en juist.
Databas is de Visma Net Financials-implementatiepartner voor Theater De Vest. De Databas business consultant heeft in overleg met de controller van Theater De Vest een automatische koppeling ingericht. Op vaste momenten maakt Tix een bestand aan met de waarde van de verkochte tickets per voorstelling. En in Visma Net Financials wordt hiervoor automatisch de journaalpost aangemaakt en geboekt op de juiste dimensies.
De financiële afdeling heeft er vrijwel geen omkijken meer naar: de status van de koppeling is zichtbaar op het dashboard in Visma Net Financials voor deze koppeling. Staan alle koppel-KPI’s op groen? Dan zijn er vandaag gegevens binnengekomen, zijn er geen fouten geregistreerd in het koppelingslogboek, en dan zijn de journaalposten foutloos aangemaakt.
Een koppeling is natuurlijk geen doel op zich. Een koppeling draagt bij aan een betere datakwaliteit in de administratie. Daardoor kun je sneller financiële rapportages opstellen. En dat verhoogt de grip!
Misschien is het juist nu wel de tijd om dit aan te pakken, denk je ook niet?