'De tijdwinst is enorm. En we hebben dagelijks inzicht in wat we verkocht hebben'
Voordelen voor het Zaantheater:
✔ Dankzij koppelingen loopt data geautomatiseerd door het systeem
✔ Eenvoudig goede rapportages maken
✔ Veel tijdwinst en accuratesse door automatisering
✔ Geautomatiseerd goedkeuringsproces voor facturen
Over het Zaantheater
Het Zaantheater, een theater met twee zalen voor professionele en amateurvoorstellingen werkt sinds 2020 met Visma.net Financials. Controller Jolanda Vogelaar vertelt: ‘We wilden een systeem waarmee we konden koppelen met onze bestaande systemen en dat kon met Visma.net Financials.’
Het Zaantheater heeft nu een koppeling met YesPlan, het planningssysteem en Ticketmatic, het ticketverkoopsysteem. ‘Elke ochtend zie ik al wat de kaartverkoopstand van de dag ervoor is geweest. De tijdwinst is hier enorm. Plus dat we dagelijks inzicht hebben in wat we verkocht hebben.’
Het Zaantheater kan nu ook per voorstelling alle kaartverkoop, maar ook alle kosten die met de voorstelling te maken hebben op één nummer administreren. ‘Ik kan nu heel goed per voorstelling analyseren en dat maakt het ook wel heel leuk’, aldus Jolanda Vogelaar.
Databas heeft veel voor het Zaantheater betekend, vooral tijdens de implementatie. ‘Met elke uitdaging die wij voorlegden aan Databas kwamen zij met een hele praktische, makkelijke oplossing waardoor het super ingericht is voor ons.’
Koppelingen zorgen voor automatisch doorstromen data
Het Zaantheater is een theater met twee zalen waarin professionele en amateurvoorstellingen worden gehouden. Jolanda Vogelaar, controller van het Zaantheater, vertelt: 'We doen de administratie sinds augustus 2020 in Visma.net Financials. We koppelen nu met ons ticketverkoopsysteem Ticketmatic en ons planningssysteem Yesplan. Hierdoor loopt data geautomatiseerd door ons systeem en voorkomen we handmatige werkzaamheden.
Geautomatiseerde goedkeuringsprocessen
Naast de financiële software werken we ook met de financiële rapportage-oplossing en de HR software van Visma. Ook zijn onze goedkeuringsprocessen dankzij Visma geautomatiseerd. Hierdoor werken we veel nauwkeuriger. En we besparen heel veel tijd. Die vrijgekomen tijd heb ik gebruikt om de salarisadministratie binnen het theater te integreren. Dit was eerder uitbesteed. Vroeger was ik heel veel tijd kwijt aan het invoeren van facturen, van boekingen. Nu komt dat allemaal geautomatiseerd binnen.
Begroting en forecasts
‘Mijn functie is er absoluut leuker op geworden. In plaats van alleen maar zitten typen en invoeren kan ik me nu ook bezighouden met de uitkomst van de cijfers. Dat is voor mij een stuk leuker om te doen. Jaarlijks maak je een begroting en die staat ook keurig in de software. Nu wil ik ook nog forecasts gaan maken en die in Visma.net Financials gaan vastleggen. Dan zijn we een hele mooie stap aan het maken.’
