‘Door de geavanceerde rapportage- en controletools en de koppelingen met onze andere systemen hebben we meer inzicht en werken we veel efficiënter.’ - Jannie Pietersma, financieel specialist Rotterdam Partners.
 

Rotterdam Partners is de officiële Destination Marketing Organization & Investment Promotion Agency van Rotterdam. Hun missie is  bedrijven, congressen en toeristen naar de stad te halen. Met deze activiteiten versterken ze het imago van Rotterdam en dragen bij aan de economische groei en het welzijn van de stad. 

De overgang  naar Visma Net heeft veel impact gehad op Rotterdam Partners. Zo hebben ze niet alleen meer controle over de cijfers, maar ook meer tijd voor hun kernactiviteiten: het versterken van Rotterdam als wereldstad!

Flexibiliteit en inzicht middels een best-of-breed oplossing

Als stichting heeft Rotterdam Partners te maken met complexe financiële processen en diverse projecten. Jannie Pietersma, financieel specialist bij de organisatie, vertelt. ‘We zochten een pakket waarmee we in de cloud konden werken. Tweede belangrijke factor was een betere rapportagetool die direct gekoppeld kon worden met de administratie en een derde wens was het kunnen koppelen met andere pakketten waarmee we werkten. Zo kwamen we uit bij Financials van Visma Net. 

Eenvoudig rapportages delen met One Stop Reporting

Een van de snelste verbeteringen was de koppeling via een API met ons kassapakket. Voorheen moesten we alles maandelijks handmatig invoeren waardoor we een achterstand hadden in de werkelijke cijfers. Nu worden deze dagelijks uitgewisseld met Visma Net zodat we realtime inzicht hebben in de cijfers van onze winkels.
We gebruiken de add-on One Stop Reporting om rapportages te delen binnen de organisatie. Daardoor hebben teamleads en de directie direct inzicht in de cijfers zodat ze beter hun eigen projecten in de gaten kunnen houden en ook de daaraan gekoppelde budgetten.

Voor het accorderen van facturen gebruiken we Approval. De eerste controle wordt gedaan door onze eigen afdeling bedrijfsvoering en vervolgens door de managers. Een mooie manier om onze autorisatie goed in kaart te brengen.
De vooraf gegeven presentatie van implementatiepartner Databas is zeer waardevol gebleken voor Rotterdam Partners. Jannie Pieters: ‘Ze hebben daarin de nieuwe manier van administratie voeren toegelicht. Controlefuncties in het systeem, dashboards waarmee je zaken kunt controleren waardoor de controlefunctie verandert in de organisatie.’
Het is efficiënter waardoor ik ook meer tijd heb voor andere dingen in de organisatie. Er zijn genoeg uitbreidingsmogelijkheden en genoeg dingen om te automatiseren. Ik ben zeer tevreden!’

Voordelen van Visma Net voor Rotterdam Partners

• Realtime inzicht: door de koppeling tussen Visma Net en ons kassasysteem kunnen we dagelijks actuele financiële cijfers inzien, zonder handmatige invoer.
• Efficiëntie en tijdsbesparing: door gebruik te maken van de geavanceerde rapportagetool One Stop Reporting besparen we veel tijd en hebben we direct inzicht in budgetten en projectvoortgang.
• Geautomatiseerde workflows: het goedkeuringsproces voor facturen is volledig geautomatiseerd via Approval, wat zorgt voor een gestroomlijnde en veilige controle van onze financiële gegevens.
  Maximalisatie van herinvesteringen: besparingen worden ingezet voor innovatie en ontwikkeling van materialen en personeel.
• Flexibiliteit en schaalbaarheid: Visma Net biedt veel mogelijkheden om onze processen in de toekomst verder te automatiseren en uit te breiden.