Blog: Hoe stap je over naar nieuwe software?

Wanneer moet ik mijn huidige software vervangen?

Herken je een of meer van de onderstaande tien punten? Dan is de kans groot dat je huidige software aan vervanging toe is.

• De software ondersteunt de behoeften van de organisatie niet meer
• De software is traag of ingewikkeld. Hierdoor is een wildgroei aan handmatige workarounds ontstaan
• Je hebt niet de flexibiliteit om aan de wensen van je klanten te kunnen voldoen
• Er wordt binnen de organisatie steeds meer gewerkt met losse spreadsheets
• Je concurrenten presteren beter op het gebied van kosten/prijs, kwaliteit, doorlooptijd en service
• Het systeem ondersteunt de groei en verandering niet die je bedrijf nodig heeft
• Je kunt niet snel inspelen op macro economische factoren
• Het gebrek aan realtime inzicht zorgt dat je veranderingen in de markt pas laat opmerkt en moeilijk kunt bijsturen
• Leidinggevenden halen moeilijk het benodigde inzicht uit de software
• Je kunt moeilijk voldoen aan eisen van toezichthouders, crediteuren of bestuursleden
• De software is onbetrouwbaar, onveilig of kost te veel om te onderhouden

Moderne financiële software is veilig en eenvoudig. Het biedt ondersteuning voor je gehele organisatie. Bovendien is de software flexibel, schaalbaar en aanpasbaar wanneer de behoeften van je bedrijf veranderen. Cloudsoftware is altijd en overal toegankelijk via elk apparaat met een browser.

Kies bovendien voor software die over een goede Application Programming Interface (API) beschikt. Dan kun je gebruikmaken van veel verschillende applicaties en specifieke branche-oplossingen. Een API is een programmeerinterface die wordt gebruikt om gegevens uit te wisselen tussen twee verschillende applicaties.

Wat is de terugverdientijd van financiële software?

Bij de aanschaf van financiële software wil je natuurlijk weten hoe lang het duurt voordat je de investering terugverdient. De Return on Investment (ROI) een dan ook belangrijk aspect.

Maar hoe weet je dat eigenlijk? De terugverdientijd van software verschilt natuurlijk per organisatie en per softwarepakket. Hoe kun je zelf de ROI van financiële software verkorten?

Er zijn een aantal belangrijke keuzes die de terugverdientijd beïnvloeden. Kies je bijvoorbeeld voor:

• eenmalige aanschaf van de financiële software of een abonnementsmodel?
• taken handmatig blijven uitvoeren of een automatiseringsslag maken?
• blijven werken met losse systemen of systemen koppelen?
• zelf de softwarebeveiliging regelen of de veiligheid de verantwoording van de leverancier maken? 
  

Kan ik bij een overstap al mijn bestaande data meenemen?

Bij de overstap naar nieuwe software wil je graag al je bestaande data meenemen. Gelukkig is dit geen probleem wanneer je kiest voor moderne software. Dankzij  slimme im- en exportfunctionaliteit gaat overstappen vanaf een ander softwarepakket heel eenvoudig. Upload informatie zoals debiteuren, crediteuren, grootboekschema’s en zelfs journaaltransacties. Je neemt deze data dan probleemloos mee naar de nieuwe software.

De software leest de informatie over meerdere boekjaren. Hierdoor kunnen actuele gegevens op ieder moment van het jaar worden ingelezen. Hierdoor is het ook niet nodig om (tijdelijk) vanuit twee verschillende systemen te werken.

Wat zet ik op een RFI voor software leveranciers?

Om software goed te kunnen vergelijken, kun je gebruikmaken van een zogenaamde RFI (Request for Information). Met behulp van een RFI vraag je leveranciers van software om meer informatie. Je ziet zo eenvoudig hoe belangrijk de verschillende eisen en wensen voor jouw organisatie zijn.

Zorg dat je voor het opstellen van de RFI de grootste problemen van je organisatie kent. Deze problemen spelen een belangrijke rol bij het selectieproces van de software. Draagt de software niets bij aan het oplossen van deze problemen? Dan is het duidelijk geen passende software voor jouw organisatie.

Stel daarom de volgende vragen:

• Welke unieke procedures en processen heeft de organisatie nu en in de nabije toekomst nodig?
• Aan welke eisen moet de software voor jouw branche minimaal voldoen? 

Neem de gebruikelijke vereisten uit jouw branche mee. Vergeet ook zeker zaken die specifiek voor jouw organisatie gelden niet. Denk bijvoorbeeld aan het kunnen werken met track-and-trace, meerdere vestigingen of verschillende valuta.

Hoe betrek ik mijn medewerkers bij de overstap naar software?

Een overstap naar nieuwe software is voor jou een logische stap. Het is voor medewerkers echter een grote verandering waar ze snel bij betrokken moeten worden. Wanneer zij de noodzaak tot veranderen niet ervaren kom je namelijk niet verder. Dit kan de overstap naar nieuwe software erg vertragen. En dat terwijl de tijd dringt en je concurrenten al diverse verbeterslagen hebben gemaakt.

Je medewerkers kunnen veel redenen hebben om zich te verzetten tegen de verandering. Misschien zijn ze wel bang dat ze niet met het nieuwe systeem uit de voeten kunnen. Of dat ze door processen te automatiseren straks hun baan kwijtraken.

Neem deze zorgen zoveel mogelijk weg door hen zo snel mogelijk bij de zoektocht naar nieuwe software te betrekken. Bijvoorbeeld door een projectteam samen te stellen dat bestaat uit mensen uit de hele organisatie.

Hoe gebruik ik een RFI voor het selecteren van de juiste software?

Wanneer je de door de softwareleveranciers ingevulde RFI’s ontvangt, neem je deze met het projectteam door. Sluit softwareleveranciers uit die hebben aangeven dat ze niet aan de minimale eisen van de gemaakte eisen- en wensenlijst voldoen.

Blijven er meer dan drie verschillende softwareleveranciers over? Kijk dan naar zaken die op de RFI op de tweede plaats kwamen. Zo blijven de leveranciers over die het beste aan jouw eisen en wensen kunnen voldoen. Nodig vervolgens de drie geselecteerde leveranciers uit voor een demonstratie.

Software zelf implementeren of laat je je ontzorgen?