Deel je projecten overzichtelijk in
Financiële grip op je project
Binnen je project maak je eenvoudig diverse subniveaus aan, daar ben je heel flexibel in. Zo bepaal je zelf vanuit welke dimensies je naar je project kijkt.
Een project kan bijvoorbeeld uit verschillende soorten werkzaamheden bestaan, denk aan onderzoek, overleg of documentatie. Of uit verschillende fases, zoals initiatiefase, planningsfase, ontwerpfase of uitvoeringsfase. Per fase kun je de status aangeven: is deze nog niet gestart, lopend of voltooid? En welke kosten mogen erop worden geboekt?
In de eerste fase is het bijvoorbeeld nog niet mogelijk om kosten op het project te boeken, maar wil je er wel uren op bijhouden. En nadat je een fase hebt dichtgezet, kunnen er geen kosten meer op worden gezet die bij een latere fase horen. Dit geeft je naast overzicht de nodige controle.
Maak gedetailleerde budgetten, werkelijk versus begroot
Betere bewaking van je projecten
Hoe gedetailleerder je budgetten, hoe beter de bewaking van je projecten. Budgetteer bijvoorbeeld per uur, per artikel of per projectmedewerker, waarbij je onderscheid maakt naar interne of externe mensen. Door met een oorspronkelijk en een actueel budget te werken, zie je bovendien direct waar en hoe je eventueel uit de pas loopt.
In je actuele budget zijn alle wijzigingen aan je begroting vastgelegd. Dit helpt je mogelijke onvoorziene of hogere kosten door duurdere artikelen, extra uren of andere oorzaken te verantwoorden.
Richt je projectadministratie in zoals je wilt, los van je financiële administratie
Richt met rekeninggroepen je project administratie naar jouw wensen in
Stel, je wilt je artikelverbruik voor een project onder één label in je projectadministratie zetten. Maar in je financiële administratie staan verschillende artikelen op verschillende grootboekrekeningen.
Door de toekenning van rekeninggroepen leg je automatisch de juiste link tussen posten in je projectadministratie en je financiële administratie. Hoe gedetailleerd je financiële administratie ook is, met rekeninggroepen richt je je projectadministratie naar jouw wensen in.
Blijf bij met de declaratie van onkosten
Voorkom dat onkosten zich ophopen aan het einde van het project
Maken medewerkers kosten op een project? Laat ze hun declaraties rechtstreeks online in het systeem zetten via een webbrowser. Natuurlijk kan dit ook op hun tablet of telefoon, met dezelfde gebruiksvriendelijke app die ze voor hun urenregistratie gebruiken. Het toevoegen van foto’s van bonnetjes is kinderspel en gaat in één moeite door.
De kans dat onkosten zich ophopen en aan het einde van een project uit de lucht komen vallen, is zo een stuk kleiner. Daarbij krijgen je medewerkers hun kosten snel terugbetaald. Ze staan in je financiële administratie te boek als crediteuren en lopen mee in het normale betaalproces.
Maak urenschrijven op projecten écht makkelijk
Via de browser, telefoon of tablet
Nauwkeurige urenregistratie is vaak een dingetje, maar je komt er niet onderuit wil je financieel grip op je project houden. Maak het de mensen die aan een project werken zo makkelijk mogelijk om hun uren vast te leggen: direct online in de projectadministratie via een webbrowser of met de bijbehorende app op hun telefoon of tablet.
Nog een hulpmiddeltje: het overnemen van periodieke urenstaten. Handig voor medewerkers die veel dezelfde werkzaamheden doen.
Controleer declaraties altijd voor uitbetaling
Laat niks ontsnappen
Bouw een controle van de ingediende declaraties door de projectmanager in, via een vast proces. Gaat het om een bedrag boven een bepaalde grens? Voeg dan eventueel een extra controle toe volgens het vierogenprincipe. Dan gaat de declaratie automatisch langs een tweede persoon. Op die manier ontsnapt er niet snel iets aan je aandacht.
